Processus de mise en conformité
Une fois la demande faite par l'organisation portant l’outil-candidat de soumettre leur outil à la procédure de mise en conformité à la méthode Bilan Carbone®, un partenariat sera signé entre l’Association pour la transition Bas Carbone et les propriétaires de l’outil-candidat. Ce partenariat est l’élément de cadrage de la relation de travail entre les deux parties. C’est en son sein que l’on trouvera l’annexe propre à l’audit de mise en conformité et que l’ABC réalisera ses revues et retours courants. Ce dernier permet aussi de fournir le cadre à d’éventuelles collaborations en amont de l’audit (pour une revue approfondie de l’outil, cf. ci-dessous) ou après (pour un accompagnement sur certains sujets spécifiques d’amélioration).
Les étapes jusqu'à la mise en conformité sont les suivantes :
Revue technique
Le temps de revue, ayant lieu idéalement plusieurs mois avant la date prévue d’audit, permet à l'organisation portant l'outil-candidat de le présenter à l’ABC de manière approfondie. Cela permettra également de présenter le parcours utilisateur, les offres et les ressources documentaires liées à l'outil-candidat.
Le but de cette présentation est d’identifier en amont les éventuels manques qui pourraient conduire à la non-validation de conformité et ainsi permettre aux propriétaires de l’outil-candidat de combler ces manques. Ainsi, l'ABC s'assure également de proposer à l'audit des outils dont la maturité est suffisante, ou proche, du niveau attendu pour obtenir la conformité Bilan Carbone®.
L'ABC profitera également du temps de la revue technique pour présenter les attendus de chaque critère du référentiel de mise en conformité.
Auto-diagnostic
À la suite de la revue technique, le porteur de l’outil candidat devra réaliser un auto-diagnostic de conformité de son outil. Cela permettra d’assurer que le porteur d’outils a bien identifier les éléments constitutifs de son outil répondant aux attentes de la conformité Bilan Carbone® et qu'il a une pleine connaissance des critères du référentiel.
Recrutement de l'auditeur externe
Chaque audit étant assuré par un binôme d'auditeur composé d'un auditeur ABC et d'un auditeur externe, le choix de l'auditeur externe sera fait par l'ABC en laissant un droit de réserve à l'organisation portant l'outil-candidat.
L'auditeur sera choisi en fonction de son expertise sectorielle ou du type d'outil avec lequel il a l'habitude de travailler. L'objectif est de proposer l'auditeur le plus compétent pour évaluer l'outil et permettre son amélioration par la suite.
L'auditeur externe pourra prendre le rôle d'auditeur principal ou d'auditeur secondaire.
Lancement de la démarche
Le processus de mise en conformité débute par une réunion de lancement, permettant une présentation complète de l'outil au binôme d'auditeur pour faciliter leur prise en main.
Le lancement permet de rappeler le cadre d'utilisation de l'outil, son parcours utilisateur, les ressources qui l'accompagnent et potentiellement l'offre d'accompagnement dans laquelle se placeront les auditeurs.
Lors du lancement, les auditeurs planifieront les prochaines étapes de la mise en conformité, à savoir la restitution, leur synchronisation et d'éventuels échanges avec l'organisation portant l'outil-candidat si son utilisation le nécessite.
Transmission des ressources et accès à l'outil :
Pour la transmission des ressources et des accès à l'outil, plusieurs cas de figure sont possible en fonction des typologies d'outils pouvant se confronter à la mise en conformité :
Évaluation de l'outil-candidat
Les auditeurs réalisent leur évaluation, de manière asynchrone, selon le référentiel de mise en conformité en vigueur. Lors de cette période d'évaluation, les auditeurs peuvent être amenés à solliciter l'organisation portant l'outil-candidat afin de fournir des éléments complémentaires pour étayer leur évaluation.
Il est important de rappeler que l'audit porte sur du contenu tangible et non des déclarations d'intention. En ce sens, l'organisation portant l'outil-candidat devra pouvoir justifier avec des éléments concrets la validation des critères d'audit, notamment ceux portant sur la démarche carbone.
Lors de leur évaluation, ils sont tenus d'indiquer pour chaque critère une justification pour la validation et la note attribuées, ainsi que de proposer des recommandations lorsque l'outil peut être amélioré pour mieux répondre à l'un des critères.
Synchronisation des auditeurs
Les auditeurs se synchronisent pour permettre à l'auditeur principal de valider une décision sur l'attribution de la conformité de l'outil-candidat.
Restitution des résultats
Un temps de restitution est prévu pour présenter les résultats de l'audit à l'organisation portant l'outil-candidat. Cela sera permet aux auditeurs de présenter à la fois les justifications de leurs évaluations, mais aussi les recommandations faites pour lever d'éventuels points bloquants ou insuffisances.
Si l'outil-candidat respecte les règles d'obtention de la conformité, il sera alors conforme à la méthode Bilan Carbone® et le logo 'Bilan Carbone® Conform' pourra être utilisé.
Mis à jour