Processus de mise en conformité
Une fois la demande faite par l'organisation portant l’outil-candidat de soumettre leur outil à la procédure de mise en conformité à la méthode Bilan Carbone®, un partenariat sera signé entre l’Association pour la transition Bas Carbone et les propriétaires de l’outil-candidat. Ce partenariat est l’élément de cadrage de la relation de travail entre les deux parties. C’est en son sein que l’on trouvera l’annexe propre à l’audit de mise en conformité et que l’ABC réalisera ses revues et retours courants. Ce dernier permet aussi de fournir le cadre à d’éventuelles collaborations en amont de l’audit (pour une revue approfondie de l’outil, cf. ci-dessous) ou après (pour un accompagnement sur certains sujets spécifiques d’amélioration).
Les étapes jusqu'à la mise en conformité sont les suivantes :
Revue technique
Le temps de revue, ayant lieu idéalement plusieurs mois avant la date prévue d’audit, permet à l'organisation portant l'outil-candidat de le présenter à l’ABC de manière approfondie. Cela permettra également de présenter le parcours utilisateur, les offres et les ressources documentaires liées à l'outil-candidat.
Le but de cette présentation est d’identifier en amont les éventuels manques qui pourraient conduire à la non-validation de conformité et ainsi permettre aux propriétaires de l’outil-candidat de combler ces manques. Ainsi, l'ABC s'assure également de proposer à l'audit des outils dont la maturité est suffisante, ou proche, du niveau attendu pour obtenir la conformité Bilan Carbone®.
L'ABC profitera également du temps de la revue technique pour présenter les attendus de chaque critère du référentiel de mise en conformité.
Auto-diagnostic
À la suite de la revue technique, le porteur de l’outil candidat devra réaliser un auto-diagnostic de conformité de son outil. Cela permettra d’assurer que le porteur d’outils a bien identifier les éléments constitutifs de son outil répondant aux attentes de la conformité Bilan Carbone® et qu'il a une pleine connaissance des critères du référentiel.
Recrutement de l'auditeur externe
Chaque audit étant assuré par un binôme d'auditeur composé d'un auditeur ABC et d'un auditeur externe, le choix de l'auditeur externe sera fait par l'ABC en laissant un droit de réserve à l'organisation portant l'outil-candidat.
L'auditeur sera choisi en fonction de son expertise sectorielle ou du type d'outil avec lequel il a l'habitude de travailler. L'objectif est de proposer l'auditeur le plus compétent pour évaluer l'outil et permettre son amélioration par la suite.
L'auditeur externe pourra prendre le rôle d'auditeur principal ou d'auditeur secondaire.
Lancement de la démarche
Le processus de mise en conformité débute par une réunion de lancement, permettant une présentation complète de l'outil au binôme d'auditeur pour faciliter leur prise en main.
Le lancement permet de rappeler le cadre d'utilisation de l'outil, son parcours utilisateur, les ressources qui l'accompagnent et potentiellement l'offre d'accompagnement dans laquelle se placeront les auditeurs.
Lors du lancement, les auditeurs planifieront les prochaines étapes de la mise en conformité, à savoir la restitution, leur synchronisation et d'éventuels échanges avec l'organisation portant l'outil-candidat si son utilisation le nécessite.
Transmission des ressources et accès à l'outil :
Pour la transmission des ressources et des accès à l'outil, plusieurs cas de figure sont possible en fonction des typologies d'outils pouvant se confronter à la mise en conformité :
Pour un outil de comptabilité carbone interne
Doivent être fournis aux auditeurs :
un accès à l'outil ou un transfert de l'outil, respectivement pour un format web ou tableur
deux cas tests détaillés (i.e. précisant les données d'entrées) permettant de tester l'outil et de comparer les résultats avec le tableur Bilan Carbone®
la documentation associée à l'outil
les éléments de mobilisation/sensibilisation associés à l'utilisation de l'outil interne à son organisation
Pour un outil de comptabilité carbone commercial et sectoriel
Doivent être fournis aux auditeurs :
un accès à l'outil ou un transfert de l'outil, respectivement pour un format web ou tableur
deux cas tests détaillés (i.e. précisant les données d'entrées) permettant de tester l'outil et de comparer les résultats avec le tableur Bilan Carbone®
une présentation des parcours utilisateur selon les offres proposés par le porteur de l’outil-candidat, ou à minima de l’offre dans laquelle l’outil-candidat est audité.
la documentation associée à l'outil
les éléments de mobilisation/sensibilisation associés à l'utilisation de l'outil
Pour un outil de comptabilité carbone commercial et généraliste
Doivent être fournis aux auditeurs :
un accès à l'outil ou un transfert de l'outil, respectivement pour un format web ou tableur
une présentation des parcours utilisateur selon les offres proposés par le porteur de l’outil-candidat, ou à minima de l’offre dans laquelle l’outil-candidat est audité.
la documentation associée à l'outil
les éléments de mobilisation/sensibilisation associés à l'utilisation de l'outil
Évaluation de l'outil-candidat
Les auditeurs réalisent leur évaluation, de manière asynchrone, selon le référentiel de mise en conformité en vigueur. Lors de cette période d'évaluation, les auditeurs peuvent être amenés à solliciter l'organisation portant l'outil-candidat afin de fournir des éléments complémentaires pour étayer leur évaluation.
Il est important de rappeler que l'audit porte sur du contenu tangible et non des déclarations d'intention. En ce sens, l'organisation portant l'outil-candidat devra pouvoir justifier avec des éléments concrets la validation des critères d'audit, notamment ceux portant sur la démarche carbone.
Lors de leur évaluation, ils sont tenus d'indiquer pour chaque critère une justification pour la validation et la note attribuées, ainsi que de proposer des recommandations lorsque l'outil peut être amélioré pour mieux répondre à l'un des critères.
Synchronisation des auditeurs
Les auditeurs se synchronisent pour permettre à l'auditeur principal de valider une décision sur l'attribution de la conformité de l'outil-candidat.
Restitution des résultats
Un temps de restitution est prévu pour présenter les résultats de l'audit à l'organisation portant l'outil-candidat. Cela sera permet aux auditeurs de présenter à la fois les justifications de leurs évaluations, mais aussi les recommandations faites pour lever d'éventuels points bloquants ou insuffisances.
Si l'outil-candidat respecte les règles d'obtention de la conformité, il sera alors conforme à la méthode Bilan Carbone® et le logo 'Bilan Carbone® Conform' pourra être utilisé.
Si l'outil-candidat obtient une note supérieure à 70/100 et valide tous les critères obligatoires
Si l'outil-candidat valide les conditions d'obtention de la conformité, il sera alors conforme à la méthode Bilan Carbone®.
L'organisation portant l'outil conforme se verra alors transmettre le logo 'Bilan Carbone® Conform' (utilisable à des fins de communication) ainsi qu'une attestation de conformité pour son outil. L'outil sera également affiché dans la liste des outils conformes sur le site de l'ABC.
Si l'outil-candidat obtient une note comprise entre 60/100 et 70/100 et/ou ne valide pas tous les critères obligatoires
Un délai de maximum 6 mois est accordé pour l'amélioration de l'outil-candidat et la levée des points bloquants. Durant ce délai, le parcours est le suivant :
Préparation d'un plan d'amélioration par l'organisation portant l'outil-candidat. Ce plan pourra prendre en compte les justifications et recommandations des auditeurs.
Si nécessaire, validation du plan d'amélioration auprès de l'auditeur principal.
Mise en application du plan d'amélioration.
Présentation des améliorations effectives à l'auditeur principal.
Validation ou refus de la conformité après vérification de la mise en place des améliorations.
Si au terme de ce parcours, l'outil-candidat valide les conditions d'obtention de la conformité, il sera alors conforme à la méthode Bilan Carbone®.
L'organisation portant l'outil conforme se verra alors transmettre le logo 'Bilan Carbone® Conform' (utilisable à des fins de communication) ainsi qu'une attestation de conformité pour son outil. L'outil sera également affiché dans la liste des outils conformes sur le site de l'ABC.
Si l'outil-candidat obtient une note comprise entre 50/100 et 60/100
Un délai de maximum d'un mois est accordé pour l'amélioration de l'outil-candidat sur les points essentiels choisis par les auditeurs. L'objectif de cette période d'un mois est de permettre à l'organisation portant l'outil-candidat de lever les points bloquants significatifs afin d'obtenir une note de 60/100.
Si au terme de ce mois, l'organisation présente des améliorations permettant à l'outil-candidat d'obtenir une note de 60/100, alors un délai de maximum 6 mois est accordé pour l'amélioration de l'outil et la levée des points bloquants. Durant ce délai, le parcours est le suivant :
Préparation d'un plan d'amélioration par l'organisation portant l'outil-candidat. Ce plan pourra prendre en compte les justifications et recommandations des auditeurs.
Si nécessaire, validation du plan d'amélioration auprès de l'auditeur principal.
Mise en application du plan d'amélioration.
Présentation des améliorations effectives à l'auditeur principal.
Validation ou refus de la conformité après vérification de la mise en place des améliorations.
Considérant que la vérification supplémentaire est conséquente, comparativement à un outil obtenant une note de 60/100 minimum lors de l'audit, l'organisation portant l'outil-candidat devra s'acquitter de la somme de 1 000€ HT pour couvrir la validation des améliorations.
Si au terme de ce parcours, l'outil-candidat valide les conditions d'obtention de la conformité, il sera alors conforme à la méthode Bilan Carbone®.
L'organisation portant l'outil conforme se verra alors transmettre le logo 'Bilan Carbone® Conform' (utilisable à des fins de communication) ainsi qu'une attestation de conformité pour son outil. L'outil sera également affiché dans la liste des outils conformes sur le site de l'ABC.
Si l'outil-candidat obtient une note inférieure à 50/100
Aucun délai n'est accordé pour l'amélioration de l'outil-candidat, il est considéré que son niveau est trop éloigné pour prétendre à la conformité Bilan Carbone®.
Si l'organisation portant l'outil-candidat le souhaite, elle pourra à nouveau soumettre son outil à l'audit de mise en conformité pour justifier de l'amélioration de son outil et obtenir la conformité Bilan Carbone®
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